Pelatihan karyawan sangat penting untuk membantu kesuksesan hasil audit pabrik/image: AI generated
Artikel ini ditujukan bagi auditor pabrik kayu dan tim khusus di dalam pabrik yang bertanggungjawab mempersiapkan dan menindaklanjuti audit pabrik yang biasanya menjadi salah satu persyaratan penting untuk bisa menerima order dari peritel asing baik dari Amerika, Eropa, Australia, Jepang, dan negara pengimpor lainnya.
Audit pabrik kayu telah menjadi hal penting di pasar global dan sangat kompetitif saat ini. Audit tidak lagi hanya sebagai titik pemeriksaan kepatuhan, tetapi juga berfungsi sebagai alat strategis untuk meningkatkan transparansi, pasokan barang yang lebih beretika, dan efisiensi operasional pabrik. Baik Anda yang sedang mempersiapkan sertifikasi oleh pihak ketiga, tim inspeksi dari pembeli, atau pemeriksaan secara internal, mempersiapkan audit yang baik menunjukkan profesionalisme dan membangun kepercayaan klien.
Bagi auditor, pabrik yang dipersiapkan dengan baik berarti akan membantu proses audit lebih lancar dan lebih produktif. Bagi produsen atau pabrik kayu, persiapan yang baik dan benar akan mengurangi risiko, bisa menghindari gangguan operasional yang merugikan, dan membuka pintu lebih lebar bagi pembeli internasional.
1. Pahami Cakupan dan Standar Audit
Tidak semua audit pabrik memiliki konten yang sama, kita perlu memahami tujuan dan cakupan setiap audit secara jelas sebelum memulainya. Masing-masing audit memiliki fokus yang berbeda, misalnya audit BSCI dan SA8000 lebih fokus pada kepatuhan sosial. Audit tersebut membuat penilaian terhadap praktek dan kinerja perusahaan terkait tanggung jawab sosial dan etika.
Standar audit lainnya seperti FSC, PEFC dan EUDR, lebih fokus pada sertifikasi untuk pabrik terhadap kepedulian lingkungan, sumber daya, dan penelusuran yang sah. Lalu ada standar audit khusus untuk menganalisa sistem & manajemen kualitas di dalam proses pabrik, misalnya ISO 9001.
Beberapa pembeli atau peritel juga memiliki persyaratan khusus yang daftar pengecekannya dibuat secara internal dan hanya diaplikasikan untuk pabrik yang akan memproduksi produk mereka. Seperti misalnya, IKEA dengan IWAY-nya, dan Walmart dengan audit Responsible Sourcing.
Dengan memahami dan mengetahui standar audit mana yang akan digunakan oleh pihak pembeli, memungkinkan pabrik untuk bisa menyesuaikan persiapan, dan membantu auditor membuat rencana audit yang lebih baik.
2. Persiapan Dokumen
Dalam setiap audit, lebih dari separuh dari seluruh waktu yang digunakan oleh auditor adalah pemeriksaan dokumen, dan umumnya hasil audit menjadi gagal karena dokumen yang tidak memadai atau dokumen yang tidak dibuat dengan benar.
Beberapa dokumen penting yang harus disiapkan dan biasanya akan diperiksa dengan teliti oleh auditor meliputi:
1. Audit mengenai lacak balak sumber kayu & legalitas perlu dokumen berupa faktur pembelian, surat jalan pengiriman, sertifikat hutan asal kayu, dan dokumen penyimpanan.
2. Audit sosial dan keselamatan kerja misalnya berupa: kontrak kerja karyawan, pencatatan jam kerja, slip gaji, dokumentasi asuransi. Dan selain pengecekan di lapangan mengenai peralatan keselamatan kerja, dalam audit ini juga akan memeriksa dokumen terkait alat keselamatan kebakaran, absensi pelatihan dalam situasi darurat, sertifikasi P3K, dan inventaris APD (Alat Pelindung Diri).
3. Audit Sistem dan Manajemen Kualitas biasanya auditor akan perlu melihat catatan produksi, laporan inspeksi di dalam produksi, serta beberapa sertifikat kalibrasi mesin dan peralatan kerja lainnya.
Dari seluruh persiapan tersebut, apabila pabrik telah memiliki sistem digital, akan dapat memperlancar proses audit dan mengurangi tekanan selama audit.
3. Persiapan Pabrik secara Fisik
Tergantung luas pabrik yang akan diaudit, tapi yang pasti bahwa penampilan pabrik secara fisik harus mampu mencerminkan kondisi yang teratur dan aman. Salah satu cirinya yaitu dengan tersedianya APD yang lengkap dan tepat. Pastikan seluruh karyawan yang bekerja memilikinya dan siapkan beberapa set untuk tamu dan tentunya untuk auditor yang akan memeriksa kondisi fisik pabrik dan situasi operasional mesin.
Di setiap jalur emergency harus ada rambu jelas, dan zona keselamatan juga harus tersedia, termasuk beberapa rambu tanda bahaya.
4. Pelatihan Karyawan
Khususnya pada audit sosial BSCI atau SA 8000, biasanya auditor akan mengadakan wawancara langsung dengan pekerja, supervisor, kepala bagian, atau bahkan manager. Untuk mempersiapkannya, sebaiknya berikan arahan pada karyawan tentang rencana audit dan peran masing-masing karyawan dalam proses audit.
Berikan pelatihan agar karyawan mampu menjawab pertanyaan dengan percaya diri dan tanpa ragu-ragu, tetutama pertanyaan soal hak mereka sebagai karyawan, keselamatan kerja dan tanggungjawab di dalam tugasnya masing-masing.
Sebaiknya tunjuk beberapa orang (biasanya dari HR department) untuk mendampingi auditor selama pemeriksaan fisik di dalam pabrik.
5. Lakukan Audit Mandiri
Tidak ada salahnya jika anda sebagai pabrik melakukan audit mandiri, dengan menunjuk salah satu karyawan yang trampil dalam hal audit. Praktik ini akan membantu mengidentifikasi lebih dini jika terdapat dokumentasi yang keliru atau tidak tersedia, latihan mental bagi karyawan menghadapi interview dengan pihak di luar organisai, dan akan menghindari hal-hal secara fisik di dalam lingkungan pabrik yang mungkin memerlukan perbaikan.
Tentu saja jika diperlukan, Anda bisa memperkerjakan konsultan eksternal untuk membantu mendapatkan catatan yang lebih netral.
6. Komunikasi Terbuka
Selama audit, komunikasi yang transparansi dan kerja sama yan baik sangat penting. Jika ada masalah, sebaiknya jelaskan dengan terbuka, dan jangan mencoba untuk menyembunyikan. Jangan anggap remeh, setiap auditor biasanya dilatih untuk mampu mengevaluasi sikap dan mencari solusi untuk mendapatkan jawaban yang benar.
Tips:
- Selalu ada asisten yang siap sedia untuk membantu auditor
- Tunjukkan dokumen tanpa ada kesan menunda
- Jaga intonasi percakapan selama audit
7. Tindakan Selanjutnya (Corrective Action Plans)
Setiap kali pasca audit, pabrik akan menerima laporan yang berisi temuan-temuan termasuk rekomendasi untuk perbaikan. Sangatlah penting dalam proses ini untuk menyetujui atau memiliki catatan yang sama dengan penjelasan dan analisa tentang akar masalahnya, langkah yang akan dilakukan, tempo waktu yang diperlukan, dan yang akan bertanggungjawab untuk menyelesaikannya.
Penting!
Mempersiapkan audit bukanlah sekedar mendapatkan hasil lulus, tetapi lebih penting untuk mendemonstrasikan bahwa pabrik anda memiliki komitmen untuk selalu melakukan perbaikan, kepastian pasokan yang bertanggungjawab, dan memenuhi standar dan ketentuan umum di pasar industri kayu.
Secara tidak langsung dengan hasil audit dan komitmen tersebut, performa produksi akan menjadi lebih baik dan lebih berkualitas. Masihkan Anda ragu tentang tujuan audit pabrik?