QC di beberapa pabrik kayu yang saya kunjungi masih dikategorikan sebagai bagian dari team produksi. Secara struktural mereka berada di bawah pengawasan kepala pabrik tapi belum tentu sejajar dengan kepala produksi. Dalam arti wewenang yang dimiliki seorang manager QC masih banyak dipengaruhi oleh bagian produksi.Ini salah satu kelemahan sebuah pabrik yang belum memiliki Quality Manual di dalam operasionalnya. Dalam salah satu kunjungan saya ke salah satu pabrik furniture indoor beberapa waktu lalu, saya melakukan sebuah wawancara tersembunyi pada salah seorang QC di dalam pabrik dan keterangan-keterangan yang dia berikan cukup membuat saya kaget.
Menurut beliau jika terjadi masalah kualitas pada produk yang akan diekspor, mereka bertanggungjawab penuh terhadap masalah tersebut. Hal ini kedengaran masih wajar dan masuk akal sebagaimana tugas utama seorang QC. Akan tetapi di pihak lain manajemen meminta mereka untuk memperhatikan jadwal pengiriman. Artinya, apabila terjadi keterlambatan produksi, tidak sesuai jadwal dan akhirnya pengiriman terlambat maka QC bertanggung jawab pula karena mereka membuat proses produksi menjadi lambat dengan banyaknya cacat produksi yang mereka temukan atau mereka block di ruang produksi.
Konflik
Ini dua hal yang sama sekali bertolak belakang dan akan selalu terjadi konflik di dalamnya. Satu sisi para QC tersebut ingin produknya memiliki kualitas sesuai standar namun mereka mendapatkan tekanan untuk membantu produksi agar tidak terjadi keterlambatan. Jika anda memiliki situasi seperti ini di dalam area produksi anda, lebih baik anda perbaiki secepat mungkin.
Kualitas dan jadwal bagaikan minyak dan air yang tidak pernah bisa disatukan. Akan senantiasa terjadi konflik di dalamnya tetapi konflik itu tidak boleh terjadi hanya di dalam satu personal atau team. Masing-masing memiliki kepentingan yang berbeda dan bertolakbelakang.
Lebih baik kualitas yang anda inginkan, lebih lama pula waktu yang anda perlukan. Lebih pendek waktu yang anda miliki maka lebih rendah pula kualitas yang dihasilkan. Oleh karena itulah, apabila konflik terjadi di antara 2 pihak, masing-masing akan memberikan hasil yang terbaik sehingga anda sebagai manajer atau direktur bisa mendapatkan kombinasi yang terbaik pula dari mereka.
Ini inti dari team QC yang independen. Biarkan mereka bekerja semaksimal mungkin untuk mendapatkan hasil kualitas yang terbaik, dan gunakan tekanan dari QC ini kepada bagian produksi sehingga produksi akan terpacu untuk menghasilkan produk yang selalu berkualitas. Pada satu titik tertentu kejenuhan masing-masing team, anda sebagai manajer/marketing atau direktur bisa membuat keputusan apakah perlu meminta konsumen tambahan waktu atau menjelaskan kepada mereka bahwa barang akan terkirim kepada mereka tepat waktu dengan beberapa cacat produksi yang mungkin bisa diterima.
Pada akhirnya sebenarnya anda bisa menyerahkan keputusan tersebut kepada konsumen.
Hanya Satu Prioritas
Seorang atau sebuah team QC tidak mungkin diberikan sekaligus 2 (dua) tanggung jawab yang bertolakbelakang. Menempatkan standar kualitas di atas jadwal ataupun desain adalah yang utama. Perlu menjadi pemikiran tapi bukan untuk faktor yang mempengaruhi keputusan dalam hal kualitas.
Jadi sebaiknya dalam struktur dan pelaksanaannya, QC harus benar2 terpisah dari struktur organisasi pabrik. Untuk lebih ekstrem dan kuat lagi team QC bisa dianggap sebagai pihak ketiga dari perusahaan.