Team quality control harus mempersiapkan hal-hal penting sebelum menjalankan tugasnya di dalam lingkungan produksi. Sebagai lapisan untuk mempertahankan kualitas produk, quality controller perlu memahami langkah-langkah dasar sebelum masuk ke ruang produksi.
Prosedur QC
Di luar pengetahuan teknis, sebaiknya sebuah pabrik bisa memiliki buku panduan bagi team QC tentang bagaimana pekerjaan ini harus dilakukan. Buku panduan tersebut akan membantu para QC dalam mengatur jadwal atau ketika terjadi konflik di dalam proses produksi. Informasi dasar yang perlu di tuangkan dalam buku panduan tersebut meliputi (5W + 1H), yaitu Why, What, Who, Where, When + How.
Penjelasan 'Mengapa, Apa, Siapa, Di Mana, Kapan dan Bagaimana menjalankan kontrol kualitas secara detail di dalam buku prosedur akan sangat bermanfaat.
Dokumentasi Produk
Penting sekali untuk memahami detail konstruksi atau desain yang diinginkan oleh CUSTOMER, bukan oleh pabrik. Cara paling efektif dan terbaik adalah dengan menyediakan gambar kerja secara detail, daftar spesifikasi produk dari bahan dasar hingga finishing akhir. Team QC harus benar-benar memahami dokumentasi tersebut 100% sebelum memasuki ruang produksi.
Sample Produk
Cara yang paling cepat, mudah dan efisien adalah dengan memiliki sampel yang telah diperiksa bersama-sama oleh bagian desain, produksi dan pemasaran. Ketika keseluruhan team kerja setuju dengan sampel yang ada, sampel ini sebagai kunci bagi QC untuk pedoman menentukan standar kualitas di ruang produksi.
Kelemahan dari sampel fisik seperti ini timbul ketika umur sampel sudah terlalu lama. Warna, kehalusan dan bentuk detail seringkali berubah ketika sampel tersebut terletak beberapa lama di ruang produksi, apalagi jika tidak terawat dengan baik.
Tes Reguler
Yang dimaksud di sini adalah pengetesan terhadap produk secara periodik ketika produk tersebut masih di dalam ruang produksi (assembling, finishing). Team QC perlu mengetahui beberapa cara pengetesan sederhana terhadap produk sebelum produk tersebut masuk ke bagian pengepakkan. Pemikiran bersama di depan sampel akan sangat efektif untuk memperoleh ide-ide tersebut.
Rutinitas ini juga bisa dimasukkan ke dalam buku prosedur apabila diperlukan.
Solusi
Apa yang seringkali ditemukan di lapangan adalah QC (di ruang mesin) bahkan tidak mengetahui jenis kayu yang sedang dikerjakan di ruang produksi. Seorang QC, menurutnya hanya bertugas untuk memeriksa bahwa, misalnya, hasil pengerjaan mesin halus tanpa cacat, kayu tidak ada mata kayu, MC masih di bawah standar kualitas dsb. Dia sama sekali tidak mengerti dan tidak perlu memahami apa akibat dari kesalahan penggunaan jenis kayu, hubungannya dengan pengeleman misalnya.
Jika kita lihat dari satu sisi, bisa jadi dia benar karena yang lebih bertanggungjawab untuk memeriksa apakah jenis kayu yang digunakan sesuai dengan spesifikasi produk adalah bagian pembahanan sebelum masuk ruang mesin untuk kontruksi.
Dari sisi lain, memahami jenis kayu yang digunakan adalah pengetahuan paling dasar yang harus diketahui oleh QC di lini produksi manapun.
Pada situasi ini berarti kepala QC di bagian pembahanan tidak mengindahkan proses persiapan sebelum teamnya memasuki ruang produksi. Kepala QC harus mengerti bagaimana meyakinkan bahwa semua QC memahami produk dan spesifikasinya.